Compras y almacenamiento

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Una vez realizadas las funciones anteriores ,la función de compras consiste en buscar la mejor oferta que satisfaga las condiciones de CALIDAD, CANTIDAD Y OPORTUNIDAD,previamente señaladas.Se entiende por la "mejor oferta" la que tenga mejor precio; Ojo pero solo dentro de las condiciones señaladas.

Para cumplir con su objetivo, compras debe tener un buen conocimiento del mercado, conocer y tener bien calificados a los proveedores.

El almacenamiento :

Cuando los materiales son remitidos por el proveedor, tenemos que realizar la función de almacenamiento que consiste en:-

a) La recepción

b) El almacenamiento propiamente dicho

c) La distribución

La recepción consiste en verificar si el material enviado por el proveedor cumple con las condiciones de cantidad y calidad especificadas en la orden de compra.Si el material es conforme, se ingresa al almacén físico y contablemente.Si no es conforme , se rechaza y se comunica a compras.

El almacenamiento consiste en guardar y conservar el material , en perfectas condiciones, hasta que sea recibido por el usuario o cliente.

La distribución consiste en entregar el material al cliente o usuario, en perfectas condiciones en el lugar previamente establecido.

Control de Materiales

Es tambien funcion basica muy importante. En todas las empresas existen problemaspor compra de materiales equivocados , lo que ocasiona perdidas de dinero , perdidas de tiempo y da origen a la existencia de material que no se consume (INACTIVO) cuya posesion en los almacenes cuesta demasiado.
El control de materiales es una funcion previa a la compra . Pues debe controlar los pedidos que solicitan los diferentes usuarios, antes de salir al mercado, para estar seguros que se compre lo que se necesita.

Debe realizar una labor de campo, no solo de oficina, pues debe analizar los pedidos IN SITU.

Lo que debe verificarse en cada pedido de compra es:

a)Si realmente el material solicitado es encesario para la empresa, esto evitara las compras superfluas.Si no es necesario rechazaria el pedido, es decir no se dara curso.

b)Si el material es necesario, debera verificar si la cantidad solicitada es la correcta

c)Debera revisar si las especificaciones para la compra del material son los convenientes pues muchos usuarios, mas que en la realidad , se basan en la propaganda o en la capacidad de convencimiento de los vendedores.

Una vez revisado el pedido , le dara su VºBº para que se proceda a la compra.
Debe ocuparse de la creacion y ,mantenimiento del CATALOGO.